การประชุมมีประโยชน์  ดังนี้
1 .ช่วยให้เกิดการทำงานทางความคิดร่วมกัน 2. ช่วยให้เกิดความรอบคอบใน
การตัดสินใจ  3. ช่วยให้การกระจายข่าวสาร  4. ช่วยในการประสานงาน  ประสานความคิดและสร้างความเข้าใจ  5. ช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน  6. ช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน 7.  ช่วยให้เกิดแนวทางใหม่  วิธีการหรือกระบวนการใหม่ๆ  จากการ  เสนอความเห็นในการประชุม

 เมื่อใดควรเรียกประชุม
– เมื่อไม่สามารถวิเคราะห์สาเหตุ  สภาพและขอบเขตของปัญหาหรือไม่สามารถ
แก้ปัญหาโดยลำพัง  – เมื่อมีเหตุการณ์ที่ต้องตัดสินใจโดยกลุ่ม  – เมื่อต้องการการสนับสนุน  หรือ  ต้องการความร่วมมือจากหลายฝ่าย  – เมื่อต้องการหารือเพื่อกำหนดเป้าหมายร่วมกัน – เมื่อต้องการชี้แจงและให้ข้อแนะนำการปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน  – เมื่อต้องการการประนีประนอมข้อพิพาทหรือความขัดแย้ง  – เมื่อต้องการให้เห็นความสำคัญของผู้ที่ได้รับเชิญมาเข้าประชุม  – เมื่อต้องการชี้แจงนโยบายหรือให้เหตุผลในการตัดสินใจ  – เมื่อต้องการทบทวนสิ่งที่มีมติไปแล้ว  – เมื่อต้องการจัดการฝึกอบรมหรือจัดกิจกรรมใดๆ

การตัดสินใจเลือกผู้เข้าประชุม
–    เป็นผู้ซึ่งจะให้ประโยชน์แก่ที่ประชุมในด้านความคิดเห็นที่สำคัญตามวัตถุประสงค์
ของการประชุม  – เป็นผู้มีข้อมูลและรอบรู้ในสิ่งที่จะเป็นประโยชน์ต่อการประชุม  – เป็นผู้ที่มีส่วนได้เสียเกี่ยวข้องกับเรื่องประชุม  –  เป็นผู้อยู่ในฐานะต้องให้การรับรองมติหรือผลของการประชุม  – เป็นผู้ที่ต้องมีส่วนรับผิดชอบในเรื่องที่ประชุม  – เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรืออนุมัติให้มีการดำเนินการได้ตามมติของที่ประชุม  – เป็นผู้ที่จำเป็นต้องรู้สาระที่นำเสนอในที่ประชุม

จำนวนผู้เข้าประชุมที่เหมาะสม
– การประชุมเพื่อการตัดสินใจควรมีจำนวนประมาณ  5  คน  – การประชุมเพื่อ
การแก้ปัญหา  ควรมีจำนวนประมาณ  7 คน  –  การประชุมคณะกรรมการเฉพาะกิจ  ควรมีจำนวนประมาณ  7  คน  – การประชุมเพื่อการบริการ  ควรมีจำนวนประมาณ  10–15 คน  – การประชุมเพื่อฝึกอบรม  ควรมีจำนวนประมาณ 20-25 คน  – การประชุมชี้แจง  ควรมีจำนวนประมาณไม่เกิน  30  คน  – การประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารต่างๆ  มีจำนวนเท่าใดก็ได้ตามจำนวนของผู้ที่จำเป็นต้องรู้

  รายงานการประชุม
รายงานการประชุม  คือ  ข้อความบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้เข้าร่วมประชุมโดยระบุมติของที่ประชุม  เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง  เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน  เพื่อแสดงกิจการที่ดำเนินการมาแล้ว  และเพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทราบและปฏิบัติต่อไป

 รูปแบบของรายงานการประชุม

            รายงานการประชุม…………………………………..
ครั้งที่…………………………….
เมื่อวันที่…………………………………..
ณ……………………………………………
————————
ผู้มาประชุม                    ………………………………………………………………
ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)        ………………………………………………………………
ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)        ………………………………………………………………
เริ่มประชุมเวลา        ……………………………….น.                    (ข้อความ)…………………………………………………………………………………………….
เลิกประชุมเวลา        ………………………………น.

…………………………………………………….
ผู้จดรายงานการประชุม

ส่วนประกอบของรายงานการประชุม
1. รายงานการประชุมของใคร  ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น
2. ครั้งที่  ให้ลงครั้งที่ประชุมว่า  เป็นการประชุมครั้งที่เท่าใกของปีนั้นเรียงลำดับไปตามปีปฏิทินและทับ (/) ด้วยปีพุทธศักราช  เมื่อขึ้นปีใหม่ให้เริ่มต้นนับ 1 ใหม่
3. วัน เดือน ปี ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม  อาจขึ้นต้นด้วยคำว่า  เมื่อ
4. สถานที่ประชุม  ให้ระบุสถานที่ที่ใช้ดำเนินการประชุม
5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมและได้มาประชุม  หากมีผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนพร้อมทั้งระบุว่าแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
6. ผู้ไม่มาประชุม  ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งไม่ได้มาประชุมพร้อมทั้งระบุเหตุผล (ถ้ามี)  ทั้งนี้  การระบุเหตุผลนิยมใช้ว่า  ลาป่วย  ลากิจหรือติดราชการ
7. เข้าร่วมประชุม  ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ไม่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมแต่  ได้เข้าร่วมประชุม
8. เริ่มประชุมเวลา  ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุมตามเวลาจริง  ไม่ใช่เวลานัดประชุมเพราะการประชุมอาจล่าช้ากว่ากำหนด
9. ข้อความ  การจดรายงานการประชุมมี  3  วิธี  คือ
9.1  จดละเอียดทุกคำพูดพร้อมทั้งมติ
9.2  จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญพร้อมทั้งมติ
9.3  จดเฉพาะเหตุผลและมติของที่ประชุม

ระเบียบงานสารบรรณ สำนักนายกรัฐมนตรีแบ่งระเบียบวาระการประชุมเป็น 5 วาระดังนี้
1)  เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
2)  การรับรองรายงานการประชุม
3) เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
4) เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
5) เรื่องอื่นๆ  (ถ้ามี)
10.  เลิกประชุมเวลา  ให้ลงเวลาเลิกประชุมตามเวลาจริง
11.  ผู้จดรายงานการประชุม  ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม

 

การประชาสัมพันธ์
การประชาสัมพันธ์  หมายถึง  การติดต่อประชาสัมพันธ์อย่างมีแบบแผน  ต่อเนื่องกับกลุ่มคน  หรือประชาชน  ทำให้เกิดความสัมพันธ์อันดี  และก่อให้เกิดประโยชน์ต่อสถาบันนั้นๆ  เป็นงานที่ต้องอาศัยระยะเวลากระทำอย่างสม่ำเสมอ  เพราะเป็นการติดต่อสื่อสารสองทาง  คือ  ส่งสารไปยังกลุ่มประชาชนและรับฟังความคิดเห็นของประชาชน  อีกทั้งยังช่วยกระตุ้นให้ประชาชนเกิดความร่วมมือร่วมใจ  สนับสนุนให้ประเทศชาติพัฒนาก้าวหน้ายิ่งขึ้น

 

การประชาสัมพันธ์เป็นงานที่ต้องการความละเอียดรอบคอบ  และไหวพริบในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า  ควรยึดหลักสำคัญ  3  ประการ  คือ
1.    การบอกกล่าวหรือชี้แจง  เผยแพร่ให้ทราบ  คือ  เป็นการบอกให้ประชาชนทราบถึง
นโยบาย  วัตถุประสงค์การดำเนินการ  ผลงานและกิจกรรม  ความเคลื่อนไหวขององค์การหรือหน่วยงาน
2.    การป้องกันและการแก้ไขความเข้าใจผิด  การป้องกัน  คือ  การประชาสัมพันธ์เพื่อ
ระมัดระวังไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดในหมู่ประชาชน  ในเรื่องวัตถุประสงค์การดำเนินงานขององค์กรหรือหน่วยงาน
3.    สำรวจประชามติ  คือ  การสำรวจความรู้สึกนึกคิดของประชาชน  เพื่อให้ทราบถึง
ประชามติ  และนำประชามติมาเป็นแนวทางให้องค์การหรือหน่วยงานดำเนินการ  ประชามติคือ  หัวใจของการดำเนินงานประชาสัมพันธ์  และจะเป็นแนวทางปฏิบัติที่จะนำไปสู่ความสำเร็จได้

    ความสำคัญของสื่อที่ใช้ในการประชาสัมพันธ์
1.  เพื่อการถ่ายทอดหรือบอกข่าวสารให้ประชาชนทราบ
2. เพื่อให้ประชาชนมีความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้อง
3. เพื่อสร้างความนิยมและภาพพจน์ที่ดีขององค์การ

สรุป  หลักการประชาสัมพันธ์

   หลักการประชาสัมพันธ์


ประโยชน์ของการสหกรณ์
นับตั้งแต่ได้มีการริเริ่มนำเอาวิธีการสหกรณ์มาใช้ในการแก้ไขปัญหาความเดือดร้อนทางเศรษฐกิจของกลุ่มคนที่ที่สภาพปัญหาและความต้องการอย่างเดียวกันได้เป็นผลสำเร็จในปลายศตวรรษที่ 18 แล้ว  วิธีการสหกรณ์ได้ถูกนำไปใช้อย่างกว้างขวางและแพร่ขยายไปทั่วโลกจนเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปแล้วว่า  วิธีการสหกรณ์เป็นเครื่องมือที่จะแก้ไขปัญหาของประชาชนได้อย่างมีประสิทธิภาพ  และขบวนการสหกรณ์ที่เข้มแข็งและมีการพัฒนาจนสามารถพึ่งพาตนเองได้  จะมีบทบาทอย่างสำคัญต่อสมาชิกทั้งในด้านเศรษฐกิจและสังคม  แม้ว่าบทบาทนี้แตกต่างกันไปตามสภาพแวดล้อมของแต่ละประเทศ  แต่ก็อาจกล่าวได้ว่าบทบาทที่สำคัญของสหกรณ์ที่มีต่อกระบวนการการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมโดยทั่วไป  มีดังนี้

    บทบาทในการพัฒนาเศรษฐกิจ
1.สหกรณ์สามารถรักษาเสถียรภาพและตรึงราคาสินค้าและบริการในระบบเศรษฐกิจใน
ขณะเดียวกัน  ก็ช่วย  คุ้มครองผลประโยชน์ของเกษตรกร  โดยยกระดับราคาสินค้าผลิตผลการเกษตร
ให้สูงขึ้นด้วยวิธีการดำเนินธุรกิจแบบรวมกันขาย  และสามารถให้บริการสินค้าที่จำเป็นต่อการครองชีพและประกอบอาชีพโดยวิธีการรวมกันซื้อ
2.แก้ไขปัญหาความไม่เป็นธรรมในการกระจายรายได้โดยสามารถกรายผลประโยชน์  ไปสู่ประชาชนเปิดโอกาสให้ประชาชนทั่วไปสามารถมีส่วนเป็นเจ้าของและควบคุมธุรกิจการค้าอุตสาหกรรมและบริการของตนเอง  ผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจ  จึงตกเป็นของประชาชน  ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่อาจหาได้  จากการดำเนินธุรกิจของเอกชน  จึงอาจกล่าวได้ว่าสหกรณ์เป็นโอกาสทางธุรกิจที่เป็นไปได้สำหรับประชาชนสามัญทั่วไป

     บทบาทในการพัฒนาสังคม
1. ให้โอกาสในการศึกษาแก่ประชาชน ทั้งในด้านวิชาการต่างๆ นอกระบบโรงเรียนตามหลักการของสหกรณ์ที่ให้ความสำคัญในเรื่องนี้ รวมไปจนถึงให้โอกาสในการเรียนรู้ถึงการร่วมกัน ดำเนินธุรกิจ ช่วยเหลือเกื้อกูลกัน
2.  สร้างผู้นำในระดับท้องถิ่น  ฝึกหัดให้บุคคลมีความรับผิดชอบต่อส่วนรวม  เข้าใจในวิธีการของระบบประชาธิปไตย  รู้จักใช้สิทธิ  รู้หน้าที่  เป็นแหล่งพัฒนาคนให้เข้าใจในประชาธิปไตย  ซึ่งเป็นพื้นฐานที่ดีของการเข้าไปมีส่วนร่วมในการเมืองระดับท้องถิ่น  และการปกครองตนเองตามแนวทางของรัฐบาล  (เช่น  การมีบทบาทใน อบต.)
3.  เสริมสร้างความเท่าเทียมกันในสังคม ด้วยหลักการบริหารที่สมาชิกทุกคนมีสิทธิเสมอกัน

 

 

จากบทบาททั้ง  2 ด้านดังกล่าว จึงปรากฏให้เห็นกันโดยทั่วไปว่า ในประเทศที่พัฒนามาแล้วสหกรณ์ถือเป็นองค์กรทางเศรษฐกิจและสังคมของประชาชนที่เข้ามามีบทบาทอย่างเข้มแข็งในกระบวนการตัดสินที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของประชาชนส่วนรวม ในบางครั้งอาจจะมีบทบาทต่อการกำหนดนโยบายของรัฐ ในประเทศอังกฤษ ขบวนการสหกรณ์ได้เข้ามามีบทบาทในทางการเมืองจนถึงขั้นมีการจัดตั้งพรรคการเมืองของสหกรณ์
ดังนั้น  เราจึงอาจสรุปได้ว่า  ประโยชน์ของสหกรณ์ที่มีต่อสังคมและประเทศชาติตามบทบาทที่โดดเด่นทั้ง  2 ประการข้างต้น มีดังต่อไปนี้
1. ให้บริการแก่สมาชิก ให้สามารถรวมกันซื้อสินค้าที่ต้องการมาบริการในหมู่สมาชิกในราคาที่เป็นธรรม ทำให้สินค้าที่นำมาบริการตรงความต้องการ และเกิดการประหยัดค่าใช้จ่าย ช่วยลดต้นทุนสินค้า
2.  ให้บริการแก่สมาชิกในการรวบรวมผลิตผลของสมาชิก เพื่อจำหน่ายได้ในราคาที่เป็นธรรมและเกิดการประหยัดเนื่องจากการรวมกันขาย เช่น ค่าขนส่ง ค่าภาชนะ ค่าตาชั่ง ฯลฯ
3.  เป็นแหล่งเงินทุนสำหรับสมาชิกในการประกอบอาชีพ สำหรับสมาชิกที่ขาดเงินทุนในการประกอบอาชีพ และส่งเสริมให้สมาชิกรู้จักการประหยัดและอดออมเพื่ออนาคต
4.  เสริมสร้างความเสมอภาค โดยสมาชิกมีสิทธิเท่าเทียมกันในการออกเสียงแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมใหญ่ หนึ่งคนต่อหนึ่งเสียง ตามหลักประชาธิปไตย
5.  ให้ความรู้แก่สมาชิกในด้านการผลิต การจำหน่าย การจัดการ ตลอดจนข่าวสารต่างๆ และวิทยาการใหม่
6.  เสริมสร้างความสามัคคีในชุมชนให้สมาชิกอยู่ร่วมกันอย่างมีความสุข และช่วยเหลือชุมชนที่สหกรณ์ตั้งอยู่ตลอดจนเสริมสร้างสาธารณประโยชน์
ประโยชน์สหกรณ์ที่มีต่อประเทศไทย  ที่แสดงให้เห็นเด่นชัดในระหว่างปี พ.ศ. 2538-2540 ในขณะที่ประเทศไทยประสบภาวะวิกฤติทางเศรษฐกิจ  สถาบันการเงินองค์กรของรัฐประสบปัญหาการขาดสภาพคล่องมีการเลิกจ้าง  การปิดกิจการประเทศต้องกู้เงินจากสถาบันการเงินระหว่างประเทศในสถานการณ์นั้น  ปรากฏว่า  สถาบันสหกรณ์เป็นหลักที่มั่นคงให้กับชาติโดยไม่ได้รับผลกระทบใด  ยังคงมีสภาพคล่อง  มีเงินทุนสะสมมีการให้บริการสมาชิกตามปกติ  ภายใต้เงินทุนหมุนเวียนหลายแสนล้านบาท  จึงทำให้ประเทศสามารถขับเคลื่อนไปได้  สหกรณ์เป็นแหล่งรองรับเงินฝากที่สร้างความเชื่อมั่นให้กับประชาชนในประเทศ  จากสถานการณ์ดังกล่าวแสดงถึงประโยชน์ของสหกรณ์ทางเศรษฐกิจและสังคมต่อประเทศ
ระบบการสหกรณ์  เป็นสถาบันทางเศรษฐกิจและสังคม  ทีมีประชาชนมีส่วนร่วมมากที่สุดประมาณ 9 ล้านคน  มีทุนดำเนินงานประมาณ  7  แสนล้านบาท  เป็นระบบที่สามารถสร้างการเรียนรู้ในการประกอบอาชีพของประชาชนทั่วประเทศ  เอื้ออาทรสาธารณูปโภคต่อชุมชนรวมกล่าวได้ว่าเป็นการสร้างชีวิตและความเป็นอยู่ของประชาชนภายใต้การจัดการกันเองประชาชน  ประโยชน์สหกรณ์จึงเป็นการสร้างประชาชนรายคนให้มีความเข้มแข็ง  สร้างชุมชนให้เข้มแข็งและสร้างประเทศให้เข้มแข็ง